会务组，就是会议组织方的执行组，具体负责会议的现场布置、人员报道、酒店吃饭、接待住宿、机场接送、会议安保、会议资料的整理分发、现场服务等。

为什么公司举办一个简单的会议也要找专业的会务公司执行而不是在自己公司成立会务组，自己执行整个会议呢？

我们来看一下会议及展览的预算。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；

(2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)会议场地报价——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最 适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以另外增加费用。

(4)其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果专业的会务公司，例如：九曲互动集团，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会务公司通常能获得较好的折扣如九曲个互动集团。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。

(2)中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水 果、咖啡、水果及点心为主。

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

5、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。找相关的会务公司费用相对来水会便宜一点。

6、杂费

杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

所以说，办一场成功的会议看似简单，但是细化到细节的时候就能看出来在哪方面花的钱最多，该什么做才能将会议举办到性价比最高！选择一个性价比高的会务公司是再正确不过的选择！

九曲互动集团作为泰国最专业的会议公司，汇聚全球最顶尖的会议策划精英团队、创意团队、设计团队、公关团队、执行团队、后勤团队和管理团队，专注解决会议、会展、商旅、婚礼等跨国业务难题。九曲互动集团助力国内企业走向泰国、柬埔寨、马来西亚、迪拜和香港，让企业走向世界，我们将成为国际间交流的枢纽。九曲互动集团为您提供最专业的泰国活动策划、执行、泰国摄影摄像、泰国活动设备租赁、泰国同传设备租赁、泰国影视拍摄设备租赁等一系列配套服务，承接各类企业年会、新闻发布会、品牌宣传会、开结业典礼、颁奖晚会、周年庆、春茗晚会、开幕式、礼仪庆典活动、产品发布会、会议策划、行业座谈会策划等公关活动策划。